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生物樣本庫信息管理系統應符合《中國醫藥生物技術協會生物樣本庫標準》(試行)關于生物樣本庫的管理要求,需要根據生物樣本庫硬件條件(包括冰箱、液氮罐等相應存儲設備)和臨床科研的需求進行設計。樣本庫管理信息系統的基本功能包括樣本管理、存儲設備管理、樣本試驗管理等全方位功能模塊,對樣本生命周期相關數據進行系統化記錄和管理,對樣本狀態和使用情況作實時監控。通過使用信息系統,能夠幫助用戶有效建立起統一的生物樣本庫信息管理平臺,該平臺能夠符合本地管理、信息共享、合作利用等的臨床科研需要。樣本庫信息化管理系統功能模塊包括以下部分:
 

系統設置管理和用戶權限管理

系統設置管理和用戶權限管理是系統的基礎模塊之一,用于對系統的使用及控制進行設置。擁有不同權限的用戶可訪問的數據和使用的系統功能不同,可以根據樣本的類別、用途和所屬的科室、課題來劃分樣本的組別和用戶的權限。

系統能夠支持樣本類型設置(可以為每種樣本類型設定一個唯一代碼和圖標)。支持樣本編碼規則的設置(根據樣本類型制定樣本編碼規則),支持低溫條碼打印機的設置和批量或單條設置樣本警戒量或者有效期。
 

容器管理(空間管理)

系統能夠以樹狀結構化虛擬化模擬顯示實際存儲空間(冰箱、液氮罐等)的各級結構(包括冰箱、架子、凍存盒),并設置各級存儲空間的規格大小,靈活模擬和設置,使用戶任意自定義存儲空間結構,系統還可批次復制和根據復雜條件查詢樣本位置。
 

樣本管理

樣本管理的物理存儲和設備息息相關,系統通過條形碼定位功能,在管理軟件里精確標出存放空間位置。樣本的生命周期是樣本管理的另一個重要方面。系統應能夠支持管理樣本的基本信息(如樣本類型、樣本量等),支持用戶對樣本信息結構和字段內容的自定義以及導出樣本信息到EXCEL表單。通過樣本信息中的條件組合篩選樣本,支持刪除生物樣本庫里的樣本,被刪除的樣本存放在樣本回收站中,樣本回收站中的樣本可以被徹底刪除或撤銷刪除。提供樣本冷凍盒位置校驗,可以通過輸入或者掃描樣本編號,快速獲取樣本目前的狀態和存儲位置等信息。
 

樣本出入庫管理

系統能夠提供出入庫操作向導,引導用戶完成樣本出入庫操作并規范管理流程。根據生物樣本庫需求由計算機輔助生成樣本編號并自動生成二維條形碼,自動為多個樣本復份分配空間位置,查看、打印和對照出入庫。并支持貼碼管和預制管兩種樣本容器。
 

樣本還庫管理

系統能夠提供還庫操作的向導,引導用戶完成樣本還庫操作并規范管理流程。通過查找樣本復份的編號快速將樣本歸還至樣本復份出借前的空間位置。同時查看到未歸還的樣本記錄以及所歸還樣本的剩余量。支持預置二維編碼的凍存管的還庫管理。還庫處理時自動記錄樣本的凍融次數,樣本還庫信息都存儲在記錄單中,方便用戶查看以往批次還庫信息。
 

樣本臨床信息管理

系統能夠提供樣本相關臨床信息管理:可記錄患者如基本信息和臨床診斷等信息,支持用戶對樣本源信息結構和字段內容的自定義,支持用戶通過患者/樣本信息組合條件查詢符合條件的患者,進行瀏覽到相應的樣本信息,并將查閱信息導出到EXCEL表單,可通過樣本源類型對樣本源信息分類。
 

自定義問卷管理

系統能夠對自定義問卷進行管理,用戶可根據樣本信息如實際需要,自定義收集的數據字段(限制制定問卷數量)。支持數值、文本、多選、單選、圖片等多種字段類型;該模塊是樣本信息、樣本源信息、隨訪信息數據字段自定義的支持模塊。附有患者信息模板,可涉及患者在醫院信息系統中的所有信息以及住院、出院過程的所有信息。
 

樣本庫報告

系統能夠支持查看生物樣本庫存總體情況并按照報表形式顯示,還支持按照日期、樣本類型、樣本的擁有者、樣本源類型、樣本組成的分類來分別查看樣本庫存總體情況。
 

隨訪管理

系統能夠生產患者隨訪計劃,可通過篩選找到需要的隨訪記錄并支持記錄每次隨訪的健康數據和隨訪狀態。支持用戶對隨訪信息結構和字段內容的自定義,并將患者隨訪信息導出到EXCEL表單。
 

操作日志

系統能夠提供所有樣本信息、患者、用戶的操作日志,并支持按照日期、操作用戶、容器存儲、樣本類型、樣本源類型查看日志信息。
 

實驗數據管理

系統提供實驗管理的功能模塊,將樣本的實驗記錄抽象化、電子化,并對樣本實驗所產生的衍生物進行記錄、統計、分析。
 

數據備份

系統能夠具備數據備份恢復功能,預防系統數據的遺失和破壞;有兩種以上不同的備份方式,可選擇每月/每周/每日等多種情況進行自動備份;支持EXCEL自動備份數據及輸出,保存10年以上數據量。

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